Del dato a la acción: El poder de los ‘widgets’ en la gestión de impresión hacia 2026

La industria de impresión está entrando en una etapa en la que los datos y los informes ocupan un rol protagónico. Las soluciones MPS (Servicios Gestionados de Impresión) modernas generan una gran cantidad de información valiosa sobre los dispositivos y su entorno. En un mercado marcado por la homogeneización del hardware, la caída en el volumen de páginas y la acelerada transformación digital, aprovechar estos datos ya no es opcional: es crucial para seguir siendo competitivos.

De hecho, un informe reciente destaca que el foco ya no está únicamente en las impresoras como equipos, sino en los servicios, el software y su integración con los ecosistemas de TI y datos que las rodean.

En este artículo analizamos por qué los informes en soluciones MPS son vitales tanto para canales como para sus clientes, cómo reúnen múltiples fuentes de información (agentes, contadores, alertas, consumibles, tickets, usuarios, etc.), y cómo su panel de control (Dashboard) con indicadores gráficos (Widgets) potencian la toma de decisiones. También exploramos las principales tendencias hacia 2026 y ejemplos prácticos de cómo los datos pueden revelar oportunidades. El objetivo es ofrecer una visión clara y estratégica para CIOs, gerentes de TI y proveedores que administran flotas de impresión en plena era digital.

¿Qué datos recopila una solución MPS moderna?

Un software de gestión de impresión suele instalar un agente en la red del cliente (o usar un dispositivo dedicado) para recoger datos de todos los equipos. Las principales categorías de información que habilitan estas soluciones incluyen:

• Estado de agentes y dispositivos: El agente de monitoreo reporta qué impresoras están conectadas y alerta sobre aquellas que han dejado de enviar datos al portal.

  
  

• Contadores de uso: Métricas de impresión, escaneo y copiado (color y B/N), extraídas periódicamente vía SNMP. Son fundamentales para la facturación por página y el análisis de uso.

  
  

• Consumibles y pedidos automatizados: Monitorean niveles de tóner, tinta y piezas reemplazables. Permiten generar alertas y automatizar pedidos antes de que se agoten los insumos, además de ofrecer trazabilidad del historial de suministro.

  
  

• Tickets de servicio e incidencias: Los reportes registran tiempos de respuesta, resolución y desempeño técnico, facilitando el cumplimiento de SLAs y mejoras continuas.

  
  

• Alertas técnicas (SNMP) en tiempo real: Detectan atascos, bandejas vacías, errores de red, niveles bajos de tóner, entre otros. Centralizar esta información permite mantener la flota operativa de forma proactiva.

  
  

• Información por empresa, ubicación o departamento: Los reportes pueden segmentar métricas y costos por cliente, sede o unidad organizativa.

  
  

• Auditoría de usuarios (ej. integración con PaperCut): Permite saber quién imprime, qué documentos y bajo qué políticas, lo que ayuda a imputar costos, identificar excesos o comportamientos inusuales.

  
  

• Detección de tendencias y anomalías: Se pueden generar informes históricos comparativos: evolución de páginas impresas, incidencias por dispositivo, uso de tóner frente al volumen, y más.

Todo esto proporciona una visión 360° de la flota. Como señala un experto del sector: “los informes son parte fundamental del servicio gestionado, capturando datos sobre tiempo de actividad, consumo, cumplimiento de SLA y contadores”. Contar con esta inteligencia permite optimizar costos, anticipar necesidades y reducir riesgos.

Además, las mejores soluciones MPS permiten exportar e integrar estos datos en otros sistemas mediante APIs o conectores. Por ejemplo, se pueden enviar lecturas de contadores a un ERP o conectar alertas a una mesa de ayuda. Así, la plataforma MPS se convierte en un hub centralizado de información crítica de impresión.

El valor de los dashboards con widgets interactivos

Toda esta información sería abrumadora si no se presentara de forma clara. Aquí es donde entran los dashboards con widgets visuales, una característica clave de las soluciones MPS modernas.

Un dashboard es un panel de control en vivo que muestra indicadores clave mediante gráficos, tablas y métricas resumidas, facilitando la interpretación de los datos.

Con un simple vistazo, se pueden ver agentes conectados/desconectados, alertas críticas, consumibles pendientes, gráficos por modelo de impresora, y rankings por volumen de impresión. Este tipo de vista consolidada permite monitorear el estado general de la flota y detectar rápidamente patrones o problemas.

Los beneficios de los widgets visuales incluyen:

• Comprensión inmediata: Un gráfico tipo “pie” puede mostrar qué fabricante tiene mayor participación en el parque, o si el volumen de impresión ha subido o bajado. El cerebro humano procesa gráficos más rápido que tablas numéricas.

  
  

• Monitoreo en tiempo real: A diferencia de los reportes mensuales estáticos, los widgets se actualizan constantemente. Un CIO puede saber en cualquier momento cuántos equipos están operativos, si hay alertas pendientes o cuántas páginas se han impreso hasta hoy.

  
  

• Personalización por perfil: Cada usuario puede adaptar su vista según su rol. El equipo técnico puede priorizar widgets de tickets y alertas, mientras que el gerente financiero se enfoca en costos y consumos proyectados.

  
  

• Colaboración más efectiva: Los dashboards son fáciles de compartir en reuniones y alinean al cliente y proveedor sobre métricas clave. Algunos sistemas incluso permiten que el cliente acceda al portal con permisos limitados, fortaleciendo la confianza y la transparencia.

  
  

En resumen, el dashboard es la interfaz donde los datos se convierten en decisiones. Su diseño interactivo y visual mejora el control, la eficiencia y el aprendizaje continuo.

¿Quiénes se benefician más?

• CIOs y Directores de Tecnología: Obtienen una visión ejecutiva de KPIs como costo total, cumplimiento de SLA y avances en digitalización. Pueden medir ROI, sostenibilidad y seguridad con base en datos reales.

  
  

• Gerentes de TI y administradores: Usan los widgets como herramientas operativas diarias para priorizar tareas, detectar anomalías y gestionar múltiples sitios desde un solo portal.

  
  

• Dueños de canales y proveedores MPS: Consolidan la gestión de todos sus clientes, optimizan recursos y mejoran la rentabilidad con alertas, informes comparativos y oportunidades de venta consultiva basadas en datos concretos.

  
  

En todos los casos, la impresión pasa de ser una "caja negra" a un proceso data-driven altamente optimizable.

Casos de éxito reales

• Oportunidades de digitalización: El análisis de volúmenes de escaneo sin gestión documental reveló procesos manuales que podían digitalizarse, ofreciendo valor agregado al cliente.

  
  

• Pedidos de consumibles no justificados: Se detectaron discrepancias entre pedidos manuales y uso real. Se ajustaron flujos de aprobación y se implementaron umbrales automáticos para controlar costos.

  
  

• Equipos de alta cobertura poco rentables: Un dispositivo con impresiones de cobertura excesiva erosionaba los márgenes del contrato. Se renegoció la tarifa o se reemplazó el equipo.

  
  

• Equipos desconectados: Se identificaron equipos sin comunicación debido a fallos de red o agentes. Se activaron alertas de inactividad y revisiones de conectividad para evitar pérdidas de datos críticos.

  
  

Conclusión: Hacia 2026, datos e informes son el nuevo “toner” que mueve la impresión

Lejos han quedado los días en que la gestión de impresión se limitaba a reponer cartuchos y reparar bandejas. En 2026, la gestión de impresión es gestión de datos. Las tendencias del mercado – desde la Inteligencia Artificial hasta la nube híbrida y la presión por la sostenibilidad – convergen en un punto común: la necesidad de analítica y visibilidad total en cada aspecto del entorno de impresión. Los canales que antes se enfocaban solo en equipos ahora deben apoyarse fuertemente en software y dashboards para seguir siendo relevantes.

Implementar una solución MPS con capacidades robustas de informes y widgets interactivos se traduce en múltiples beneficios tangibles: ahorros significativos de costo, mayor tiempo de actividad, usuarios más satisfechos, operaciones más seguras y alineadas con políticas corporativas, y una evolución constante hacia flujos de trabajo digitales más eficientes. No es casualidad que el 71% de las organizaciones planee aumentar su inversión en MPS en el corto plazo – la promesa de estas plataformas va mucho más allá de la mera impresión, aportando inteligencia de negocio y oportunidades de mejora continua.

En la práctica, un buen programa de MPS con su suite de informes actúa como un “analista silencioso” en segundo plano, vigilando la flota las 24 horas y sacando conclusiones que de otro modo se perderían en el ajetreo diario. Quienes saben interpretar y actuar sobre esos datos llevan la delantera. Por ello, CIOs y gerentes de TI deberían exigir a sus proveedores MPS informes claros, integraciones abiertas y dashboards en tiempo real. Y los proveedores/partners que adopten esta filosofía data-driven podrán diferenciarse ofreciendo un servicio verdaderamente gestionado de punta a punta, convirtiéndose en aliados tecnológicos estratégicos de sus clientes.

En conclusión, la impresión del futuro – incluso si habrá menos páginas físicas – será mucho más inteligente. Los informes y widgets MPS son la piedra angular de esa inteligencia, iluminando el camino hacia una gestión documental más eficaz, segura y rentable. Quienes inviertan hoy en aprovechar estas herramientas estarán mejor preparados para liderar el mercado de impresión en 2026 y más allá, donde la información, más que la tinta, será el recurso más valioso.