¿Controlas el inventario de suministros en tus clientes? El equilibrio entre el ahorro y las pérdidas ocultas.

En el ámbito de los servicios administrados de impresión (MPS), una práctica común es dejar inventario adicional de suministros en las sedes de los clientes. Esta estrategia busca asegurar que los clientes nunca se queden sin consumibles esenciales como tóner o fusores, mejorando así su experiencia y reduciendo la necesidad de gestiones urgentes de entrega.

Sin embargo, cuando este inventario no se controla adecuadamente, puede convertirse en una fuente silenciosa de pérdidas para la empresa.

Riesgos de no monitorear el inventario de suministros:

• Reemplazo prematuro de consumibles:

  Sin supervisión, los usuarios pueden cambiar cartuchos de tinta o tóner antes de que realmente se agoten. Esto significa que consumibles aún útiles se descartan, lo que reduce el volumen de impresiones facturadas y genera pérdidas económicas para la empresa.

  
  

• Pérdida o reventa de suministros:

  Cuando no hay control, el inventario almacenado puede extraviarse o incluso ser revendido por terceros, afectando directamente la rentabilidad.

  
  

• Escasez o sobre inventario:

  La falta de visibilidad puede causar dos extremos: que el cliente se quede sin suministros en momentos críticos o que acumule material innecesario, afectando el flujo de caja de la empresa proveedora y generando ineficiencia logística.

  
  

Beneficios de mantener inventario controlado:

Por otro lado, contar con un pequeño inventario en las sedes de los clientes, cuando está bien gestionado, ofrece ventajas importantes:

• Ahorro en gestiones logísticas:

  Menos entregas urgentes implican menores costos de transporte, menos interrupciones operativas y una operación más eficiente.

  
  

• Mayor satisfacción del cliente:

  Tener suministros siempre disponibles mejora la percepción del servicio, fideliza a los clientes y refuerza las relaciones comerciales.

  
  

¿Cómo encontrar el equilibrio?

El reto está en diseñar una estrategia de control inteligente. Algunas recomendaciones incluyen:

• Implementar sistemas de monitoreo de consumibles a distancia.

• Capacitar a los usuarios sobre el reemplazo adecuado de consumibles.

• Realizar auditorías periódicas del inventario en las sedes.

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