El escáner del multifuncional: ¿Generador de llamadas de servicio o nueva oportunidad de ingreso?

En el modelo de negocio basado en contratos de facturación por página, muchos distribuidores de copiadoras calculan cuidadosamente sus costos por impresión y los márgenes esperados. Sin embargo, hay un factor que suele pasarse por alto y que impacta significativamente la rentabilidad del contrato: la gestoría de las llamadas de servicio técnico.

¿Qué hay detrás de una llamada de servicio?

Cada vez que se agenda una visita técnica, el dealer incurre en varios costos: tiempo del técnico, transporte, piezas de repuesto, administración de tickets y, en muchos casos, la pérdida de productividad del cliente. Cuando estas visitas se vuelven frecuentes —incluso por problemas menores—, el margen de ganancia del contrato comienza a erosionarse silenciosamente.

Una de las causas más comunes —y a menudo invisibles— de este desgaste es el uso intensivo del escáner en los equipos multifuncionales.

El escáner: el gran olvidado… pero no inocente

Aunque los contratos de facturación por página se enfocan principalmente en impresiones y copias, muchos clientes utilizan sus multifuncionales sobre todo para escanear grandes volúmenes de documentos, especialmente como parte de sus procesos de digitalización, automatización de flujos, envío de información o carga de datos en plataformas empresariales.

Este uso constante genera un desgaste acelerado en componentes como:

• El ADF (alimentador automático de documentos), que sufre atascos y roturas frecuentes.

• Los rodillos de alimentación (pick rollers / feed rollers) y separación que sufren desgaste.

• Cintas o correas de arrastre (drive belts).

• Lámpara de escaneo

• Los sensores de papel, que se descalibran por el uso intensivo.

• Sensores ópticos

Lo preocupante es que estas fallas no generan ingresos adicionales, ya que el cliente no paga por escanear. Sin embargo, sí provocan llamadas de servicio que el dealer debe cubrir, muchas veces sin haber previsto este nivel de uso.

¿Un problema… o una oportunidad de ingresos?

Aquí es donde el enfoque puede y debe cambiar: lo que hoy es una carga operativa puede convertirse en una fuente adicional de ingresos si se aborda estratégicamente.

Cada escaneo es una acción de valor. ¿Por qué no monetizarla? Algunos distribuidores han comenzado a incluir:

• Cobro por imagen escaneada, en contratos donde el uso es de alto volumen.

• Planes escalonados de escaneo, con límites mensuales y cargos por exceso.

• Packs de escaneo inteligente, que combinan hardware + software de captura y automatización.

Además, se abre una puerta directa a la venta de soluciones de gestión documental y automatización, como:

• Umango: para captura avanzada y procesamiento distribuido.

• FileBound y Cflow: para flujos de trabajo automatizados y aprobación documental.

• DocuXplorer: para archivado, cumplimiento y gestión documental.

  
  

  Estos productos convierten el escáner en una herramienta de productividad conectada a procesos empresariales clave, lo que justifica la inversión, reduce errores operativos y mejora el retorno del contrato.

Conclusión

Lo que parece ser una función de bajo perfil —el escaneo— puede convertirse en un elemento estratégico de rentabilidad o en una pérdida constante, dependiendo de cómo se gestione.

Con herramientas como Princity, y la integración de soluciones como Umango, FileBound, Cflow o DocuXplorer, los distribuidores pueden:

• Mejorar la visibilidad operativa.

• Reducir llamadas de servicio innecesarias.

• Generar nuevos ingresos.

• Y entregar soluciones completas que fidelicen a sus clientes.

El escáner puede ser un generador de tickets o un generador de oportunidades. Tú decides.